Optimizar procesos administrativos monótonos

Esta mañana he quedado realmente espantado cuando me he enterado de cómo procesan los formularios de solicitud de destino en la Consejería de Educación andaluza.

Aunque de un tiempo a esta parte vengo evitando el escribir opiniones personales (si os gustan no tenéis más que decirlo en los comentario y os incluyo alguna de vez en cuando…. prometo no cansaros con ellas 😉 ) y me estoy centrando en “recetas” o fichas para la solución de problemas habituales, he quedado tan sorprendido que no puedo evitar comentarlo.

Cada año se abren plazos para solicitar destinos a distintos colectivos: interinos, expectativa de destino, provisionales, maestros de primaria, profesores de secundaria, vacantes, etc. y siempre he considerado un auténtico castigo tener que rellenar manualmente los ochenta (80) o trescientos códigos (300), según el caso, que indican el centro o la población a la que se desea acceder.

Vale que de un tiempo a esta parte se ha habilitado la posibilidad de rellenarlos a través de un formulario y enviarlos sin tener que pasar por ventanilla si se dispone de certificado digital pero

  • no todo el mundo se fía de esta forma de hacerlo (he oído a algunos, en varias consejerías, comentar que como el papel en ventanilla con su registro de entrada no hay nada 😦 )
  • ni dispone de certificado digital (por el poco uso que se le puede dar habitualmente).

Pues el caso es que mientras rellenaba un formulario en una de las mesas que se tiene habilitado para ello oigo charlar a un grupo sobre los problemas que les estaban dando algunas solicitudes para introducirlas en el sistema.

Como para evitar tener que copiar los códigos manualmente llevaba uno de los papeles que genera la web que he comentado y quería adjuntarlo al anexo que te entregan en ventanilla opté por preguntarles si el formato servía (a diferencia del de ventanilla los números no estaban contenidos en recuadros y no sabía si podrían ser leídos correctamente).

Cual fue mi sorpresa cuando me comentaron que las solicitudes ERAN PICADAS A MANO una a una (como el bonito del norte que se pesca con caña como toda la vida) y que ellas preferían el formato de ventanilla porque, “si la letra es bonita”, se ve mucho mejor.

Tras agradecerles el consejo y, sin poder evitar un sudor frío que recorría toda mi espalda (a pesar de los 38ºC de agosto) entregué el papel en ventanilla y me vine a casa corriendo pero… no he podido dejar de darle vueltas al tema mientras conducía.

  • ¿Es posible que a estas alturas de la película se siga haciendo de este modo?
  • ¿Nadie ha sugerido a la Consejería el uso de software de reconocimiento de caracteres?
  • Si para mi poner 80 códigos es un castigo…¿para estos operadores de teclado qué significa tener que estar todo el año introduciendo n-miles de formularios?

Realmente me parece demencial seguir haciendo las cosas como cuando los administrativos llevaban manguitos y utilizaban libros de contabilidad en formato papel.

Vale

  • que escanear los formularios requiera de mano de obra y que se puedan producir errores pero lo más probable es que el esfuerzo necesario para subsanarlos sea notablemente inferior a tener que picarlo todo a mano.
  • que de este modo se garantice trabajo a los operarios de teclado pero, ¿nadie vela por la salud de sus ojos o no existen otras actividades más creativas y menos monótonas que puedan desempeñar evitando de este modo la apatía o la depresión?

En fin, imagino que lo mio es más bien deformación profesional y un intento compulsivo por automatizar todas aquellas tareas mecánicas con las que me topo y considero susceptibles de ser optimizadas.

Quizás sea demasiado “vago” o “inquieto” para trabajos de este tipo pero… ¿realmente consideras que es necesario?

Un comentario en “Optimizar procesos administrativos monótonos

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