Modificar respuesta formularios web de Google Drive

Hace tiempo comenté que me gusta mucho la herramienta que ofrece Google Docs para crear formularios web fácilmente y recoger información que luego podamos utilizar en nuestro provecho.

Estos días la utilicé para poner en común los resultados de la prueba inicial de matemáticas que realizamos a todos los alumnos de 1º e la ESO y me di de bruces con un problema que no esperaba: si modificas los datos (como corregir algún valor mal introducido o eliminar entradas duplicadas) ¡en el resumen automático siguen apareciendo los valores originales ignorando los cambios! 😦

Buscando en foros encuentro que es un comportamiento «normal» (Google Forms guarda los datos en el formulario y no en la hoja de cálculo que te permite asociar) y que Google, de momento, no tiene intención de solucionarlo.

Aquí os cuento cómo me las he apañado para que el Resumen de respuestas muestre en las gráficas los datos corregidos y no los introducidos originalmente en el formulario

Se ha publicado una nueva versión del script que obtiene automáticamente los campos del formulario web. Aunque volverás aquí, te recomiendo visitar el siguiente artículo donde se explica el nuevo procedimiento 😉

Objetivo

Poder editar los datos introducidos en el formulario web creado con Google Drive de modo que el Resumen de respuestas muestre la información correctamente

Solución propuesta

Eliminaremos todas las respuestas introducidas y simularemos, mediante un script en Python, que el usuario vuelve a introducir los datos correctamente.

Inicialmente pensé en hacerlo en Bash con el comando curl pero con Python garantizo que puede utilizarse en otros sistemas operativos distintos a Linux 😉

Manos a la obra

1. Evita nuevos datos

Para evitar que se pierda información lo primero que debemos hacer es poner «offline» el formulario durante el tiempo necesario para

1. copiar los datos actualmente introducidos (y que vamos a reenviar con el script en Python)
2. eliminar los datos existentes (no sufras, ya «volverán»)

Para ello usaremos la siguiente opción

2. Exporta las respuestas

Guarda las respuestas en formato CSV

Edita las contestaciones (inserta nuevas entradas, borras las que no sirvan, edita aquellas con datos incorrectos, …) sobre el fichero de texto que has exportado (respetando la «sintaxis») pues, como hemos indicado, los datos que utiliza se almacenan en el formulario y no en la hoja de cálculo que hayas podido (es opcional) vincular.

3. Borra las «evidencias»

Elimina todas las respuestas introducidas por los usuarios sin miedo. Como hemos comentado, las respuestas que introducen los usuarios se guardan en el formulario; el tener vinculada una hoja de cálculo (como hemos hecho en el paso 2) es una «deferencia» de Google para que podamos ver qué han introducido. Al borrar las respuestas, los datos de la hoja vinculada se mantienen; lo que se elimina es la información del formulario.

Las respuestas se eliminan utilizando la siguiente opción

4. Permite seguir contestando

Una vez que has limpiado las respuestas (en el paso anterior) ya puedes dejar que nuevos usuarios introduzcan sus opiniones en el formulario. Déjales trabajar (para que se note lo menos posible que estamos «haciendo trampas») con la misma opción que utilizamos en el paso 1

5. Prepara los datos a importar

Para que el script funcione correctamente; el fichero que exportamos en el paso 2 debe tener como cabecera, los nombres de los campos del formulario que estemos utilizando.

Para el ejemplo que he puesto, en lugar de

debemos tener

Para obtener los nombres de los campos puedes

• hacerlo manualmente viendo el código fuente del formulario html
• valerte de jQuery para generar automáticamente la información que necesitamos

Como, salvo que el formulario sea muy pequeño, dudo que quieras dejarte los ojos viendo etiquetas html, imagino que la opción de jQuery es tu preferida así que te recomiendo que

1. mires el artículo en el que explicábamos cómo injectar jQuery en cualquier página web
2. abras el formulario de Google Docs como si fueses a meter una nueva respuesta
3. lances, desde la consola las siguientes instrucciones

eltos=new Array();$("div[class='ss-form-entry'] *[name]").each(function(){eltos.push($(this).attr('name'))}); eltos=eltos.filter (function (v, i, a) { return a.indexOf (v) == i }); eltos.join('","')

Obtendrás algo parecido a

que debes copiar y pegar (sustituyendo los nombres de columnas originales salvo la de «Marca temporal») en el fichero con las respuestas que exportamos en el paso 2.

Como vimos anteriormente, el resultado quedaría

7. Importa las respuestas que teníamos inicialmente

Necesitarás

1. descargar el siguiente script en Python
2. editar el script para
   • indicar la url del formulario desde el que introducen las respuestas nuestros usuarios (sí, el que usamos para obtener los nombres de los campos)
   • indicar la ruta al fichero que contiene el «export» de las respuestas
3. ejecutar el script de Python (un python2 ./importar.py debería ser suficiente ;))

Por si te sirve de orientación, aquí se encuentra la información que debes editar en el paso 2.

Respira

Si has conseguido seguir todos los pasos hasta aquí (sin volverte loco) y no aparece ningún error (sólo un «puntito» por cada una de las respuestas del fichero) es porque eres un máquina todo ha salido bien; ya sólo te quedaría abrir el formulario en Google Drive y comprobar que el contador de respuestas (y el resumen automático de Google) incluye todas las respuestas que acabamos de enviarle.

Conclusión

Aunque

• no es todo lo sencillo que cabría esperar
• se podrían automatizar algunos pasos para que el usuario tuviese que hacer menos y no se equivocase

cuando le coges el truco no es tan complicado como parece en un principio.

Conforme he ido escribiendo el artículo me he dado cuenta que el propio script en Python podría, entre otras cosas, obtener los campos a partir de la url del formulario pero tened en cuenta que

• lo «inventé» y programé en un par de horas porque tenía que dar una respuesta rápida a un problema que me estaba «quemando» (había propuesto algo que no estaba funcionando como debiera y al día siguiente teníamos una reunión en la que presentar los resultados)
• tener que modificar las respuestas es algo que no voy a tener que hacer constantemente por lo que puede no merecerme la pena optimizarlo. Os puedo asegurar, que por mi naturaleza, si lo hago más de dos veces terminaré mejorando el proceso 😉

Espero que os sea de utilidad y, cualquier duda y/o problema, no dudéis en preguntar, estaré encantado de echaros una mano