Referencias a datos en otras hojas de cálculo con Google Sheets

O ¿Cómo crear referencias 3D entre hojas de cálculo de cálculo de Google Drive?

Hay ocasiones en las que necesitamos utilizar en nuestras fórmulas datos que se encuentran almacenados en otras hojas de cálculo y, aunque siempre puedes copiar y pegar dicha información (o importar la hoja que te interesa) la duplicidad de datos no es una gran idea debido a las más que seguras inconsistencias que, a poco que sigas usando dichas hojas, se van a producir.

Para evitar disgustos (y errores) lo más recomendable es “enlazar” directamente el rango de celdas que nos interesa desde la hoja en la que vamos a realizar los cálculos de modo que, cualquier cambio que se produzca en los valores originales, se verá reflejado (automáticamente y sin tener que acordarte siquiera) en tu hoja de trabajo.

Ejemplos de uso

Esta posibilidad suelo usarla más de lo que, en un principio, podrías pensar en casos como:

• Calcular notas e informes a partir de los datos de distintos grupos que cursan una misma asignatura (y que tengo en ficheros independientes compartidos con los alumnos no queriendo que vean las notas de otros grupos)
• Los datos de tareas cerradas por mis alumnos (de distintos grupos y niveles) en GitHub que determinarán su nota en la asignatura (dichos datos los importa en una hoja un script en Python y luego deben aparecer en las distintas asignaturas y grupos: 2bach, 1bach_1, 1bach_2, …)
• …

No sigo que por “ilustrar” los posibles usos, creo que os voy a liar más y no es tan complicado como puede sonar… ¡Vamos al “turrón”! (que se entiende mejor 😉 )

Procedimiento

Lo primero que necesitamos es una hoja de cálculo donde tengamos almacenados alguna información que nos pueda resultar de utilidad. A modo de ejemplo, he  creado este documento con una lista de artículos junto a su precio de venta

Copiamos la url del documento (directamente del navegador) porque nos va a hacer falta un poco más adelante

Creamos un documento nuevo desde el que vamos a acceder a la lista de precios que acabamos de ver.

Utilizaremos la función

importrange(url_documento; intervalo_celdas)

NOTA: ambos parámetros (url_documento e intervalo_celdas) son cadenas de texto por lo que deberás colocar entre comillas los valores que asignes en ellos.

Donde:

1. url_documento es la dirección web de la hoja de cálculo en la que se encuentran los datos que queremos reutilizar (la que hemos copiado al principio; ya puedes ir pegándola dentro de unas comillas dobles)
2. intervalo_celdas es una referencia como la que usamos habitualmente en cualquier función. Indican la hoja y rango de celdas en las que se encuentran los datos dentro del documento referenciado por url_documento.

En nuestro ejemplo quedaría del siguiente modo

La primera vez que intentes acceder a un documento te saldrá un error y deberás dar los correspondientes permisos de acceso

Una vez hecho, ya tendrás tus datos listos para ser usados en tu nuevo documento.

Peroooooo… ¿¡¿y para qué tanto lío cuando podría haber copiado y pegado los datos Informático de Guardia?!? Hombre de poca fe; la gracia está en que cualquier cambio en los datos originales será reflejado en tu documento automáticamente y sin tener siquiera que acordarte de actualizarlo (totalmente “gratis”)

Bola extra

Si los datos así importados los usamos con funciones como query(…) de la que ya os hablé en su día explicando como usar consultas SQL contra un conjunto de datos de una hoja de cálculo la “diversión” está garantizada. Para mi es todo un “must have” a la hora de calcular, entre otros, la puntuación de las tareas de GitHub realizadas por mis alumnos 👍

Conclusión

Aunque pueda parecer farragoso y complejo, estamos ante una forma sencilla y útil de acceder a datos (siempre actualizados) de otras hojas de cálculo que espero os resulte de tanta utilidad como a mi.

Y tú…

• ¿Has usado alguna vez la función importrange(…)?
• ¿Sueles copiar y pegar datos de otras hojas de cálculo o los referencias directamente?
• ¿Te parece útil esta funcionalidad?
• ¿Para qué la podrías utilizar?
• …