Compartir documentos de Google Drive en PDF totalmente actualizados


exportar documentos de google docs como pdf

Aunque una de las virtudes de Google Drive es permitir acceder a documentos actualizados “al segundo” y puedes hacerlo en modo sólo lectura  (para que nadie meta sus “manazas” y se cargue algo) personalmente me gusta utilizar ficheros PDF cuando presento algún trabajo y/o documento.

¿Te gustaría poder compartir sin tener que hacer nada (totalmente automático) cualquier documento de Drive en formato PDF con tus profesores o amigos?

Por fortuna existe un pequeño truco que te puede ser de gran utilidad…

Y es que, aunque Google aún no lo ha incluido como una opción por defecto en su suite de ofimática en la nube existe un pequeño truco que sólo necesita añadir cierto parámetro en la url que deseamos compartir.

El proceso en sencillo:

  1. Elige el documento a utilizar
  2. Indica los emails de las personas con las que compartirás el fichero (o selecciona cualquiera que reciba el enlace si no te importa quién pueda tener acceso)
  3. Selecciona los permisos que quieres conceder al compartir (aunque en teoría daría igual los permisos que concedas, yo optaría por utilizar el de sólo lectura, no sea que quien lo reciba “controle” y simplemente cambiando el parámetro pueda realizar estragos en él)
  4. Copia el enlace. compartir documento de google docs como pdf
  5. Sustituye el /edit?usp=sharing del final por /export?format=pdf
  6. Listo para enviar el enlace por correo electrónico, subirlo a las redes sociales o incluirlo en la documentación de tu página web 😉

Sirva a modo de ejemplo el siguiente documento:

https://docs.google.com/document/d/1jzBl5MquBibGzMQUtxHn-CeA8sS2aStFmK6lWGJsL8I/edit?usp=sharing

Cambiando el parámetro como hemos indicado, quedaría:

https://docs.google.com/document/d/1jzBl5MquBibGzMQUtxHn-CeA8sS2aStFmK6lWGJsL8I/export?format=pdf

 

Conclusión

Pequeño cambio en la url que te permitirá exportar (y compartir) automáticamente en PDF la última versión de cualquier documento que mantengas en Google Drive (sin tener que estar exportando manualmente, subiendo la nueva versión del fichero a Drive y enviando actualizaciones).

Ya puedes realizar cambios tranquilamente que, cada vez que algún cliente acceda al enlace que le has enviado, se descargará en PDF la última versión

Y tú…

  • ¿Todavía no usas Google Drive?
  • ¿Eres de compartir PDFs o envías el documento para que pueda ser editado?
  • ¿Conocías el truco?
  • ¿Qué usos se te ocurren para esta nueva posibilidad?

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