filtrar emails google

Filtrar correos en #GMail automáticamente


El otro día me pedía un compañero crear una nueva cuenta de email en G Suite para poder ofrecer un nuevo canal de solicitud de matriculaciones en nuestro centro.

Enemigo como soy de tener “enecientas” cuentas de email (que no siempre se consultan con la frecuencia debida) y preferir vincular todas las cuentas de correo en una única bandeja de entrada cuando no queda más remedio que mantener todas las cuentas que vamos creando a lo largo del tiempo se me ocurrió ofrecerle la posibilidad (que en principio no pareció convencerle prefiriendo el “método tradicional” de tener otra cuenta de GMail más… qué más da) de

  1. crear un alias de correo electrónico (con el nombre de la cuenta que deseaba) para la suya como directivo y
  2. crear una etiqueta y un filtro de email (para que no se le llenase la bandeja de entrada de correos de esta nueva cuenta).

De esta forma tendría la posibilidad de:

  1. estar siempre al tanto de todo lo que llegase a dicha “nueva cuenta” (sin tener que estar abriéndola para consultar si había cambios)
  2. tener su bandeja de entrada limpia de correos de matriculación

Para terminar de “convencerle” (y aún sabiendo que podía encontrarlo en Internet) me ofrecí a escribir este artículo para él 😉…

El procedimiento es realmente sencillo (y a muchos de vosotros os resultará trivial) pero las promesas son promesas y soy hombre de palabra así que, lo único que deberíamos hacer para implementar esta solución es:

  1. Crear una etiqueta (si no la tenemos ya) para agrupar los correos de matriculación crear etiquetar rápidamente en GMail
  2. Mirar cómo crear un filtro en GMail (si hiciese falta)
  3. Definir un filtro para que todo lo que llegue a matriculacion@micentro.es automáticamente: filtrar correos recibidos gmail
    1. Sea etiquetado con la etiqueta creada (Matriculaciones)
    2. Sea marcada como archivada (para que no aparezca en la bandeja de entrada)

crear filtros fácilmente en gmail

NOTA: Obsérvese que NO he seleccionado la opción del filtro “Marcar como leída” (es opcional y a gusto del “consumidor”) para que en la propia etiqueta aparezca el número con el contador de correos por revisar y me salte a la vista cuándo ha llegado algo que tengo que mirar 😉

mostrar número de correos pendientes en gmail

Otra opción interesante podría ser asignar un color a la etiqueta para que “salte a la vista” en el menú lateral y podamos localizarla más rápido

cambiar color etiqueta gmail

Conclusión

Pequeño recordatorio en el que explico cómo crear etiquetas y filtrar automáticamente los correos recibidos en GMail que espero sea de utilidad a algunos compañeros 👍

Y tú…

  • ¿Sueles utilizar los filtros de GMail?
  • ¿Has optado por crear etiquetas en tu bandeja de entrada?
  • ¿Has logrado alcanzar el “inbox cero” en tu correo electrónico?
  • ¿Qué trucos utilizas para gestionar tu vida digital?

6 comentarios en “Filtrar correos en #GMail automáticamente

      1. Xd , Después de una larga temporada sin tocar el pc , me quiero ir actualizando algo bueno tendrá el confinamiento. Me alegro que sigas escribiendo en tu blog, cada entrada se aprende algo.

        Me gusta

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